Résolution de problème

La rétrospective est une étape structurante dans la démarche d’amélioration continue d’une équipe agile. C’est une réunion sous forme de rituel à la fin d’un cycle. Tout le monde peut s’exprimer librement, sans contrainte ni crainte de représailles ou de moqueries. C’est l’occasion de faire le point sur le cycle d’avant, sur ce qui a bien fonctionné et sur ce qui a posé de problèmes pour préparer la suite.

Une session de rétrospective est centrée sur l’amélioration du fonctionnement de l’équipe et non sur les résultats opérationnels.

Nous vous proposons ici quelques bonnes pratiques de la rétrospective pour vous inspirer dans la préparation de votre débrief avec votre équipe.

Objectifs d’une rétrospective

Prendre du recul sur les activités quotidiennes
Faire le point sur le fonctionnement de l’équipe (efficacité, difficulté, axe d’amélioration)
Préparer les ajustements de fonctionnement pour la suite

Votre rôle en tant qu’animateur d’une session de retrospective

Faciliter les échanges
- Éviter le jugement
- Éviter d’apporter des solutions toutes faites
- Reformuler les échanges
- Distribuer la parole à tout le monde
- Encourager les échanges et le changement de point de vue

Rappeler et être garant des règles d’usage d’une retrospective :
- Disponibilité, écoute active,
- Pas de « on dit », utilisation du « je »
- Respect, bienveillance, feedback, amélioration continue

Déroulé type d’une rétrospective

De manière générale, une session de rétrospective se déroule en plusieurs étapes :

Connexion : C’est le moment où les membres de l’équipe prennent le temps de se trouver et de se connecter. C’est aussi le moment de prendre la température. L’Arbre aux personnages est un excellent outil pour cette étape.
Sentir les problèmes : L’objectif de cette étape est de collecter le maximum d’informations de la part de votre équipe pour capter les problèmes du terrain. L’atelier GladSadMad est un classique de la rétrospective pour cette étape.
Trouver des axes d’amélioration. Ici l’objectif est d’utiliser les données collectées juste avant pour générer des pistes de réflexion pour amélioration le fonctionnement de l’équipe. L’activité Starfish est bien adaptée pour cette étape.
Définir des actions. Parmi les idées sélectionnées lors de l’activité précédente, choisir 2 ou 3 pistes d’amélioration à mettre en place.
Clôre la réunion. Pensez à remercier tous les participants et à demander des feedbacks de la session.

Ces derniers temps, nous avons beaucoup parlé d’incertitude, de complexité, dès fois même de chaos. Et ces mots ont tendance à générer un sentiment désagréable de peur en nous, peut-être parce que nous ne les connaissons pas et nous ne savons pas trop comment y faire face ?

Je vous propose ici un bref éclairage sur ces notions et surtout quelques pistes pour y faire face en se basant sur les travaux de Dave Snowden autour du modèle Cynefin.

Ce modèle offre une autre façon d’appréhender un problème par sa nature et surtout propose une piste de démarche de résolution adéquate.

Il propose 4 types de problème :

Problème évident

Dans ce type problème, vous avez une relation de causalité simple, claire, prévisible et répétable qui permet facilement d’identifier de manière évidente la meilleure solution à votre problème.

Exemple : Ce weekend, vous êtes en charge d’organiser de la meilleure façon possible, la logistique d’un pique-nique familial. Alors, il va falloir penser à la glacière si vous voulez boire des boissons fraîches, réserver un kiosque si vous voulez manger à l’ombre, …. bref, les relations de causalité sont simples, directes et prévisibles. Vous êtes en train de résoudre un problème évident. Avec un checklist et un bon classement, vous pourrez facilement trouver la meilleure solution possible pour un bon pique-nique bien organisé.

Nous répondons aux problèmes évidents en choisissant la meilleure pratique appropriée.

Problème compliqué

Dans un problème compliqué, on a toujours une relation de causalité prévisible mais qui nécessite un temps de recul, d’observation et d’analyse pour trouver une solution.

Exemple : Vous devez construire une belle route d’une dizaine de km qui surplombe l’océan, le long d’une belle littorale. Vous aurez besoin de bien analyser la situation, de faire intervenir des experts de différents domaines pour bien préparer votre projet et vous finirez par trouver une bonne solution avant de lancer les travaux. Vous êtes en train de traiter un problème compliqué.

Nous répondons aux problèmes compliqués en mobilisant les meilleurs experts sur le sujet (consultants, ingénieurs, chercheurs, …). Ça peut prendre du temps mais il y a toujours une solution connue à l’avance.

Problème complexe

Dans un problème complexe, les relations de causalité ne sont claires qu’a posteriori. Il va falloir donc entrer dans une démarche d’expérimentation, d’essai-erreur et avancer par itération pour trouver une solution.

Exemple : Vous cherchez un vaccin efficace pour lutter contre un méchant virus qui menace l’humanité. Vous travaillez avec les meilleurs experts au monde sur le sujet mais ça prend du temps car il faut faire plusieurs essais. L’efficacité et les effets secondaires sont impossible à prévoir à l’avance.

Dans un problème complexe, il n’y a aucune façon d’apprendre et de résoudre le problème à l’avance, sans entrer dans l’action. Il va falloir donc expérimenter petit pas par petit pas et par essai-erreur. Ici, nous sommes dans l’innovation et l’agilité.

Problème chaotique

Dans un problème chaotique, on n’a plus une relation de causalité perceptible. Un petit événement peut engendrer une conséquence démesurée. Vous connaissez certainement l’effet papillon : Le battement d’ailes d’un papillon au Brésil peut provoquer une tornade au Texas ? Là, on est dans le chaos.

Quand cela arrive nous devons agir très rapidement pour stabiliser la situation et ressortir du Chaos. Cela arrive tout le temps dans les entreprises, où nous nous reposons fréquemment sur des leaders héroïques et des équipes spéciales pour nous sortir des problèmes par des actions rapides.

Exemple : Dans votre entreprise, du jour au lendemain, vos collaborateurs ne peuvent plus venir dans vos locaux pour une durée indéterminée. Là, ce n’est plus le moment pour la stratégie ni pour l’expérimentation. Il faut gérer l’urgence pour traverser la tempête, Chacun à son poste pour agir au mieux en fonction des capacités de chacun.

Dans un problème chaotique, il faut agir rapidement. Chacun à son poste pour tenir la barque et traverser la tempête.

En résumé, avant de dire à votre équipe, soyez agile, soyez innovant à chaque problème que vous rencontriez, vous savez maintenant qu’il y a peut-être d’autres démarches plus adéquates en fonction du problème.
L’agilité et l’innovation ne sont pas les réponses à tous :
– dans un problème évident, favorisez les bonnes pratiques;
– dans un problème compliqué, faites confiance aux experts;
– dans un problème complexe, entrez dans une démarche d’expérimentation, d’agilité et d’innovation;
– dans un problème chaotique, agissez rapidement pour gérer les urgences.